ข นตอนการจ ดประช มส มมนา

Transcription

1 ข นตอนการจ ดประช มส มมนา การจ ดประช มส มมนาเป นกระบวนการของการท างานร วมก นเป นกล ม โดยม ข นตอนการ ปฏ บ ต อย างต อเน อง สามารถตรวจสอบและประเม นผลได ท กข นตอน ซ งการด าเน นการการจ ด ประช มส มมนาจะแบ งออกเป น 3 ข นตอน ค อ 1. การเตร ยมการก อนการประช มส มมนา 2. การด าเน นการระหว างการประช มส มมนา 3. การด าเน นการหล งการประช มส มมนา ข นตอนการจ ดประช มส มมนา ข นท 1 การเตร ยมการก อน การส มมนา 1. ส ารวจประเด นป ญหา 2. ต งคณะกรรมการกลาง 3. เข ยนโครงการส มมนา 4. ด าเน นงานเตร ยมการส มมนา ข นท 2 การด าเน นการระหว าง การส มมนา 1. ลงทะเบ ยน 2. เป ดการส มมนา 3. จ ดประช มกล มใหญ 4. จ ดประช มกล มย อย 5. จ ดประช มรวม 6. ป ดการส มมนา ข นท 3 การด าเน นการหล ง การส มมนา 1. ว เคราะห ผลการศ กษา 2. รายงานผ บ งค บบ ญชา 3. รายงานหน วยงานท เก ยวข อง 4. ด าเน นงานงบประมาณ 5. ต ดตามผลและว เคราะห การเตร ยมการก อนการประช มส มมนา ในการจ ดประช มส มมนาต องอาศ ยบ คคลหลายฝ ายมาท างานร วมก น ด งน นการเตร ยมงาน ไว ล วงหน า จ งเป นส งจ าเป นเพ อให การด าเน นงานเป นไปด วยความเร ยบร อยภายในเวลาท ก าหนด ไว โดยม ข นตอนในการจ ดเตร ยมงานประช มส มมนา ด งต อไปน

2 ภาพแสดงข นตอนการเตร ยมการก อนการประช มส มมนา 1. ส ารวจประเด นป ญหาและความต องการในการประช มส มมนา โดยพ จารณาจากส ง ด งต อไปน 1.1 ป ญหาและอ ปสรรคท เก ดข นในการท างาน หร อป ญหาท เก ดข นในหน วยงาน 1.2 ความต องการของบ คลากร โดยรวบรวมข อม ลจากแบบส ารวจความค ดเห น แบบสอบถาม หร อแบบส มภาษณ 1.3 ใช การจ ดประช มส มมนาช วยให บ คลากรในหน วยงานเข าใจ นโยบายของ หน วยงานและปฏ บ ต ได อย างถ กต อง 2. แต งต งคณะกรรมการด าเน นการจ ดประช มส มมนา เพ อท าหน าท ด งต อไปน 2.1 หาห วข อเร องท จะใช ในการประช มส มมนา โดยการรวบรวม และแยกแยะใน ประเด นป ญหาต าง ๆ 2.2 พ จารณาบ คคลหร อผ เช ยวชาญ ท จะเช ญเข าร วมการประช มส มมนา 2.3 พ ธ เป ด พ ธ ป ดการส มมนา ตลอดจนเจ าหน าท ท ปฏ บ ต งานในฝ ายต าง ๆ 2.4 พ จารณาแผนการและจ ดเตร ยมข นตอนในการด าเน นการ ว าช วงใดควรจะจ ดการ อย างไร เพ อจะได เตร ยมจ ดให ม พ ธ การต าง ๆ ในแต ละช วงน นได อย างเหมาะสม 2.5 พ จารณาแนวทางในการประชาส มพ นธ ว ธ การประเม นผล ตลอดจนการ เผยแพร รายงานผลการประช มส มมนา หร อผลสร ปของการประช มส มมนาได อย างเหมาะสม 2.6 พ จารณาและเสนอการแต งต งคณะอน กรรมการฝ ายต าง ๆ ต งแต เร มเตร ยมงาน จนกระท งส นส ดการประช มส มมนา 2.7 พ จารณาป ญหาอ น ๆ ท คาดว าอาจจะเก ดข นได ในข นการเตร ยมงาน ข นด าเน น การประช มส มมนา และข นหล งการด าเน นการส มมนา

3 2.8 พ จารณาเร องอ น ๆ ท เก ยวข องตามความเหมาะสม 3. เข ยนโครงการประช มส มมนา เพ อก าหนดความช ดเจนของการด าเน นงาน ข นตอนต าง ๆ ซ งจะท าให การด าเน นการประช มส มมนาสามารถด าเน นไปได ด วยความเร ยบร อย และม ประส ทธ ภาพ นอกจากน ย งสามารถใช ประโยชน จากโครงการประช มส มมนา ด งต อไปน 1.1 ใช ในการขออน ม ต จ ดประช มส มมนาจากผ ม อ านาจ 1.2 ใช ขอความสน บสน นด านงบประมาณจากหน วยงานท เก ยวข อง 1.3 ให ผ เก ยวข องท าความเข าใจความเป นมาเก ยวก บการจ ดประช มส มมนา โครงการประช มส มมนาประกอบด วยห วข อ ด งต อไปน 1. ช อโครงการ การต งช อโครงการสามารถต งได หลายล กษณะ ด งต อไปน 1.1 ต งช อตามล กษณะของผ เข าประช มส มมนา 1.2 ต งช อตามเน อหาท จะประช มส มมนา 1.3 ต งช อตามก จกรรมท ประช มส มมนา 1.4 ต งช อตามป ญหาท จะประช มส มมนา 2. ผ ร บผ ดชอบโครงการ อาจเป นหน วยงาน องค การ หร อบ คคล 3. หล กการและเหต ผล เป นการกล าวถ ง ป ญหาและความจ าเป นท จะต องประช ม ส มมนาในห วข อด งกล าว ซ งการเข ยนหล กการและเหต ผล ท าได โดยการศ กษาค นคว าหาข อม ล มาอ างอ ง ประกอบเพ อเป นเหต ผลว าม ความจ าเป นอย างท จ ดประช มส มมนาห วข อด งกล าว 4. ว ตถ ประสงค ต องเข ยนให ส มพ นธ ก บหล กการและเหต ผล โดยเข ยนให ช ดเจน ว าประช มส มมนาเพ ออะไร ม เป าหมายท ส าค ญอย างไร 5. กล มเป าหมายหร อผ เข าร วมการประช มส มมนา ก าหนดไว ให ช ดเจนว าเป นใคร ม ค ณสมบ ต อย างไรม จ านวนเท าใด และจากท ไหน 6. ว ทยากร ก าหนดว าค อใคร ม ค ณสมบ ต อย างไร ต ดต อได จากท ไหน 7. ระยะเวลา ก าหนดให แน นอนว าจะประช มส มมนาก ว น เร มต งแต ว นใดและ ส นส ดในว นใด 8. ส ถานท ก าหน ดให ช ดเ จนว าในแต ละก จกรรมท จ ดในระหว างก าร ประช มส มมนาน น จะใช สถานท ท ใดบ าง เช น พ ธ เป ด-พ ธ ป ดการประช มส มมนา การ ประช มส มมนากล มใหญ การประช มส มมนากล มย อย แต ละกล มจะใช ห องใด และจะต องแจ ง ให ผ เข าร วมประช มส มมนาทราบด วย 9. ว ธ การประช มส มมนา ก าหนดให ช ดเจนว าจะใช ว ธ ใดบ าง เช น การบรรยาย การ อภ ปราย การปฏ บ ต จร ง เป นต น 10. งบประมาณ ก าหนดรายร บ รายจ าย ท จะใช ในการจ ดประช มส มมนาว าจะได รายร บมาจากท ไหนบ าง เช น จากค าลงทะเบ ยน จากเง นอ ดหน นของหน วยงานเป นต น และ

4 รายจ ายจะต องใช จ ายอะไรบ าง เช น ค าว สด ท ใช ในการประช มส มมนาพ ธ เป ด พ ธ ป ด ค าสมนาค ณ ว ทยากร เป นต น ซ งผ จ ดประช มส มมนาจะต องค ดค านวณงบประมาณให ช ดเจน จะได ไม เก ด ป ญหาในภายหล ง 11. การประเม นผล ก าหนดว ธ การประเม นผลให ช ดเจน จะประเม นผลด วย เคร องม อหร อ เทคน คอะไรก ได ท เหมาะสม เช น ใช แบบสอบถาม การส มภาษณ และการส งเกต เป นต น 12. ผลท คาดว าจะได ร บ ม การคาดคะเนว าหล งจากการประช มส มมนาแล ว ผ เข าร วมประช มส มมนาจะได ร บประโยชน อะไรบ างจากการประช มส มมนาคร งน 13. ก าหนดการประช มส มมนา ก าหนดตารางการประช มส มมนาในแต ละว น โดย ระบ เวลาและก จกรรมท จะท าอย างช ดเจน เพ อผ ท เก ยวข องและผ เข าร วมการประช มส มมนา สามารถเตร ยมต วล วงหน าได อน ง ห วข อของโครงการด งกล าวสามารถปร บให ย ดหย นได ตามล กษณะของโครงการ 4. ข นด าเน นงานเตร ยมการจ ดประช มส มมนา เม อทราบประเด นป ญหาและต ดส นใจท จะจ ดประช มส มมนาแล วควรเตร ยมการจ ดประช มส มมนา โดยปฏ บ ต ตามล าด บข น ด งต อไปน 4.1 การประชาส มพ นธ การประช มส มมนาให ผ ท เก ยวข องทราบ 4.2 ต ดต อเช ญว ทยากร ท จะมาให ความร แก ผ เข าประช มส มมนา โดยวางแผนการ ต ดต อเช ญว ทยากร ด งต อไปน ส ารวจรายช อว ทยากรท จะบรรยายตามห วข อท จะประช มส มมนา ก าหนดต วว ทยากรท จะบรรยาย ท งว ทยากรหล กและว ทยากรส ารอง ต ดต อทาบทามว ทยากรด วยวาจาเป นการส วนต วก อน พร อมท งแจ งถ ง ว ตถ ประสงค ขอบข ายห วข อของการประช มส มมนา ว น เวลา สถานท และรายละเอ ยดเก ยวก บผ เข าประช มส มมนา ท าหน งส อเช ญว ทยากรและขออน ญาตผ บ งค บบ ญชาของว ทยากรพร อม ก บส งก าหนดการประช มส มมนาให ว ทยากร ประสานงานก บว ทยากรเพ ออ านวยความสะดวก เช น ด านการเด นทาง ท พ กและอ น ๆ 4.3 เช ญผ เข าร วมการประช มส มมนา 4.4 การเตร ยมการ ด านสถานท และอ ปกรณ ด าเน นการด งต อไปน ต ดต อขอใช สถานท ท าการประช มส มมนา หร อถ าม การศ กษาด งาน ฝ กงาน ท ศนศ กษา ฯลฯ จะต องต ดต อหน วยงานท เก ยวข องพร อมท งยานพาหนะท จะใช ในการ เด นทางด วย วางแผนการใช สถานท ในการจ ดประช มส มมนา การจ ดห องประช ม

5 ส มมนา การเตร ยมโสตท ศน ปกรณ ต าง ๆ ท จะใช จ ดท าอ ปกรณ ท จะต องใช ในการประช มส มมนา เช น ป ายช อโครงการ ประช มส มมนา ป ายช อว ทยากร ป ายช อผ เข าร วมประช มส มมนา ป ายบอกทางไปย งห องประช ม ส มมนา ป ายลงทะเบ ยน และป ายอ น ๆ ท จ าเป น 4.5 เตร ยมการด านการลงทะเบ ยน โดยจ ดเตร ยมแฟ มบ ญช รายช อเพ อความสะดวก ในการลงทะเบ ยน การแจกเอกสาร การเก บเง น และการสร ปผล และย งท าให ผ จ ดทราบยอด จ านวนท แท จร งของผ เข าร วมการประช มส มมนา ซ งจะเป นประโยชน ในการประสานงานก บฝ าย ต าง ๆ เช น ฝ ายท พ ก ฝ ายเอกสาร ฝ ายอาหารและเคร องด ม ตลอดจนการจ ดแบ งกล มย อย ถ าผ เข า ประช มส มมนาม จ านวนมาก ควรเตร ยมแฟ มส าหร บลงทะเบ ยนมากกว า 1 แฟ ม และรายช อควร พ มพ หน าเด ยว เพ อความสะดวกในการเซ นช อลงทะเบ ยน ภาพการลงทะเบ ยนและแจกเอกสารผ เข าร วมประช มส มมนา 4.6 เตร ยมการด านเอกสารแจกผ เข าร วมการประช มส มมนา เอกสารท จะแจกผ เข า ร วมการประช มส มมนาควรจ ดใส แฟ มให เร ยบร อย โดยม เอกสารต าง ๆ ด งต อไปน โครงการประช มส มมนา ก าหนดการประช มส มมนา ค ม อในการประช มส มมนา รายช อผ เข าร วมการประช มส มมนา พร อมแจ งส งก ดของผ เข าร วมการ ประช มส มมนา รายช อผ เข าร วมการประช มส มมนา ตามกล มในกรณ ท ม การแบ งกล ม รายช อผ เข าร วมการประช มส มมนาตามกล มในกรณ ท ม การแบ งกล ม เอกสารประกอบการประช มส มมนา

6 4.6.8 กระดาษเปล าส าหร บจดบ นท กเพ มเต ม 4.7 เตร ยมการส าหร บพ ธ เป ด พ ธ ป ดการประช มส มมนา โดยการร างค ากล าวรายงาน ค ากล าวประธานในพ ธ เป ด พ ธ ป ดการประช มส มมนา การด าเน นการระหว างการประช มส มมนา เม อถ งก าหนดว นจ ดประช มส มมนาคณะกรรมการแต ละฝ ายจะต องด าเน นก จกรรมต าง ๆ ตามท ก าหนดไว ด งต อไปน ภาพแสดงข นตอนระหว างการประช มส มมนา 1. การต อนร บผ เข าประช มส มมนา ได แก ประธานในพ ธ แขกผ ม เก ยรต ว ทยากรและผ เข า ส งเกตการณ 2. การลงทะเบ ยน ผ เข าร วมการประช มส มมนาท กคน จะต องเซ นช อในบ ญช รายช อท ทาง คณะกรรมการฝ ายทะเบ ยนจ ดเตร ยมไว พร อมก บร บเอกสารการประช มส มมนา 3. พ ธ เป ดการประช มส มมนา ประธานคณะกรรมการด าเน นการจ ดประช มส มมนาจะเป น ผ กล าวรายงานความเป นมาของการจ ดการประช มส มมนาพร อมกล าวเช ญประธาน เพ อกล าวเป ด การประช มส มมนา 4. จ ดประช มกล มใหญ โดยม ว ตถ ประสงค เพ อจะสร างความเข าใจท ตรงก นให แก ผ เข าร วม การประช มส มมนาและก จกรรมท น ยมจ ดในห องประช มใหญ ได แก การบรรยาย การอภ ปราย และการสาธ ต

7 5. จ ดประช มกล มย อย หล งจากท ได ร บความร ความค ดจากว ทยากรในท ประช มกล ม ใหญ แล ว ให แบ งกล มผ เข าร วมส มมนาออกเป นกล มย อยตามล กษณะของป ญหาและความสนใจ ซ งใน กล มย อยจะร วมก นถกป ญหา เสนอข อค ดเห น โดยม ว ทยากรประจ ากล มท าหน าท ด าเน นการ เล อกสมาช กในกล มข นมาท าหน าท ต าง ๆ ค อ ประธานกล ม รองประธานกล ม เลขาน การกล ม และผ ช วยเลขาน การกล มย อย 6. จ ดประช มรวม เพ อรายงานผลการประช ม แนวทางการแก ไขป ญหาของแต ละกล ม ย อย อภ ปรายผลท วไป โดยประธานกล ม หร อผ ท ได ร บมอบหมายรายงานผลการประช มส มมนาของ แต ละกล มย อยท เสนอมาน น ผ เข าประช มส มมนาท กคนในท ประช มม ส ทธ ท จะเสนอแนะ ข อค ดเห นหร อสน บสน นได หล งจากท ได ปร บปร งแก ไขผลของการประช มส มมนาของแต ละ กล มจนเป นท พอใจของสมาช กส วนใหญ แล ว เลขาน การของแต ละกล มจะต องจดข อความท เปล ยนแปลงหร อเพ มเต มจากสมาช กในท ประช มใหญ ได ร วมก นอภ ปราย เพ อรวบรวมให เลขาน การคณะกรรมการจ ดประช มส มมนา จ ดพ มพ เป นรายงานผลการประช มส มมนาของท ประช มใหญ ต อไป 7. พ ธ ป ดการประช มส มมนา ประธานในพ ธ ป ดการส มมนา อาจจะเป นบ คคลเด ยวก น ก บ ประธานในพ ธ เป ดการส มมนาหร อคนละคนก ได การด าเน นการหล งการประช มส มมนา ข นด าเน นการหล งการประช มส มมนา น บเป นข นตอนประเม นผล รายงานผล และ ต ดตามผลการประช มส มมนาเม อการประช มส มมนาส นส ดลงแล ว คณะกรรมการด าเน นการ จ ดการประช มส มมนาจะต องปฏ บ ต ภารก จ ด งต อไปน

8 ภาพแสดงข นตอนหล งการประช มส มมนา 1. ว เคราะห การประเม นผลการประช มส มมนา โดยผ จ ดการประช มส มมนาต องต ดตามผล ท งทางฝ ายสมาช กผ เข าร วมการประช มส มมนาและฝ ายคณะกรรมการด าเน นงานท งหมด แล วน า ผลท ได มาว เคราะห เพ อประมวลผลออกมาเป นผลสร ปของการประช มส มมนาในคร งน นแล ว จ ดพ มพ เป นรายงานการประช มส มมนาแจกจ ายไปย งบ คคลหร อหน วยงานต าง ๆ ท เก ยวข องก บ การจ ดประช มส มมนา 2. รายงานผลการประช มส มมนาต อผ บ งค บบ ญชา ผ จ ดประช มส มมนาต องรายงานผลการ ประช มส มมนาให ผ บ งค บบ ญชาทราบเป นลายล กษณ อ กษร ภายหล งจากการประช มส มมนา ส นส ดลงว าการจ ดประช มส มมนาในคร งน นบรรล ว ตถ ประสงค ท ก าหนดไว มากน อยเพ ยงใด ม ป ญหาและอ ปสรรคอะไรบ าง ม ข อเสนอแนะและว ธ การแก ไขอย างไร 3. ท าหน งส อแจ งผลการประช มส มมนาต อหน วยงานท เก ยวข อง ผ จ ดประช มส มมนา จะต อง แจ งผลการประช มส มมนาไปย งหน วยงานของผ เข าร วมประช มส มมนา ซ งอาจจะพ มพ เป น รายงานการประช มส มมนา เพ อท หน วยงานน น ๆ จะได ใช ประโยชน ในการบร หารงานบ คลากร ต อไป 4. ด าเน นการเก ยวก บงบประมาณค าใช จ ายต าง ๆ ผ จ ดการประช มส มมนาจะต อง ด าเน นการ เบ ก- จ ายให เป นท เร ยบร อย เช น ค าตอบแทนว ทยากร ค าอาหารว างและเคร องด ม ค าใช จ ายในพ ธ เป ด-ป ด ค าว สด อ ปกรณ ต าง ๆ ท ใช การด าเน นการจ ดประช มส มมนา เป นต น

9 5. ต ดตามผลและว เคราะห การต ดตามผลการประช มส มมนา ภายหล งจากท ผ เข าร วมการ ประช มส มมนาได กล บไปปฏ บ ต งานในหน วยงานระยะหน ง ผ จ ดการประช มส มมนาควรจะ ต ดตามผลว าผ เข าร วมการประช มส มมนา ได น าความร และประสบการณ จากการประช มส มมนา ไปใช ปร บปร งงานในหน าท ได ผลเพ ยงใด และต องน าข อม ลท ได มาว เคราะห ด ว าส งใดท เป น ประโยชน และส งใดท ควรแก ไข เพ อให การจ ดประช มส มมนาคร งต อไปได ผลตรงตามท ผ เข าร วม การประช มส มมนาจะสามารถน าไปประย กต ใช ได ##################################################################### #